業務改革：BPRで実現する

業務改革：BPRで実現する

はじめに

近ごろの技術の進歩や社会の移り変わりは、まるで目が回るようです。そのような状況下で、会社は競争に勝ち続けるために、常に改善を続ける必要があります。そのための方法として、仕事の手順を根本から考え直す「業務手順の再設計」という手法が注目を集めています。これは、普段行っているちょっとした改善とは大きく異なります。根本から見直すことで、想像以上の成果を目指せるのです。

たとえば、書類を何枚も使って行っていた申請手続きを、全て計算機上で行えるようにシステムを一新する、といったことが考えられます。今まで多くの担当者が関わっていた承認作業も、システム上で自動的に行われるようになり、時間も手間も大幅に削減できます。また、書類の保管場所も必要なくなり、場所の節約にもつながります。このように、業務手順の再設計は、単なる部分的な改善ではなく、仕事全体のやり方を変えることで、大きな効果を生み出すのです。

この手法は、今までのやり方にこだわらず、ゼロから考え直すという大胆な発想に基づいています。顧客にとって本当に必要なことは何か、最も効率的な手順は何かを徹底的に考え、実現していくのです。そのためには、現状を正しく把握し、問題点を明確にすることが重要です。そして、新しい技術を活用するなど、様々な可能性を検討することで、革新的な解決策を導き出すことができます。

業務手順の再設計は、会社をより強くし、成長を続けるために欠かせない要素です。この手法をうまく活用することで、他社に負けない強みを作り、将来にわたって発展していくことができるでしょう。小さな改善を積み重ねるだけでなく、ときには思い切った改革を行うことで、大きな飛躍を遂げられるのです。

BPRとは何か

仕事の手順や仕組みを根本から見直して、新しく作り変えることを「業務手順再設計」と言います。これは、会社組織や規則、仕事の流れ、情報システムなどを、本来の仕事の目的を達成するために一番良い形に変える方法です。

従来の仕事の改善は、一部を少し良くするだけになりがちでした。例えば、書類の書式を少し変える、事務作業の手順を一部変更するなどです。これに対し、業務手順再設計は、何もない状態から仕事全体を見直すことで、抜本的な改革を目指します。まるで更地から建物を設計するように、仕事の手順そのものを白紙の状態から考え直すのです。

この方法を使うことで、仕事の効率が上がり、費用が減り、顧客の満足度が上がるなど、大きな効果が期待できます。例えば、複数の部署で行っていた作業を一箇所にまとめたり、書類を電子化して紙の使用量を減らしたりすることで、時間と費用を節約できます。また、顧客からの問い合わせ対応をスムーズにすることで、顧客満足度を向上させることも可能です。

会社活動の土台となる仕事の手順を再構築することで、会社全体の競争力を強くすることができます。周りの会社よりも早く、安く、良い商品やサービスを提供できるようになれば、自然と競争力は高まります。業務手順再設計は、会社をより強くするための重要な取り組みと言えるでしょう。

ただし、業務手順再設計は、大規模な変更を伴うため、多くの時間と労力が必要です。関係する部署との調整や、新しいシステムの導入なども必要になる場合があり、入念な計画と準備が不可欠です。しかし、その苦労に見合うだけの大きな効果が期待できるため、多くの会社で導入が進められています。

BPRの進め方

業務プロセス再構築、いわゆる業務のやり方を変える取り組みを進めるには、まず現在の業務の流れを細かく調べ、どこに問題があるか、無駄なところはないかをはっきりさせることが大切です。机の上の書類の動きから、部署をまたぐ情報のやり取りまで、すべての流れを一つ一つ確認します。このとき、時間を計ったり、手順を記録したりすることで、問題点がより明確になります。

次に、そもそもこの業務は何のために行っているのか、その目的を改めて確認します。目的がはっきりすれば、どのような業務の流れが理想的なのかが見えてきます。例えば、顧客への対応時間を短縮することが目的であれば、無駄な手続きを省いたり、情報を一元管理したりするなどの方法が考えられます。

計算機などの道具を使うことも重要です。新しい仕組みを導入したり、今ある仕組みを改善したりすることで、作業を効率化できます。例えば、紙の書類を電子化すれば、保管場所の節約や情報の共有がスムーズになります。また、作業の手順を自動化できる場合もあります。

関係する部署との協力も欠かせません。業務プロセス再構築は、会社全体で取り組むことで大きな成果につながります。それぞれの部署が自分の都合だけを考えるのではなく、会社全体の利益を最優先に考え、協力し合うことが重要です。

計画を立てるところから、実行、評価、改善まで、一連の流れを管理することも成功の秘訣です。計画通りに進んでいるか、効果が出ているかを定期的に確認し、必要に応じて計画を見直すことで、より良い結果を得ることができます。

BPRの導入事例

業務プロセス再構築、いわゆる業務のやり方を見直す取り組みは、様々な分野で取り入れられ、大きな成果をあげています。ここでは、具体的な例を挙げながら、その効果を見ていきましょう。製造業である会社では、製品の注文を受けてから届けるまでの流れを根本から変えました。従来は、いくつもの部署がそれぞれ独自のやり方で作業を進めていたため、全体の流れが滞ってしまうことがありました。そこで、この会社では、部署間の連携を強化し、情報を一元管理する仕組みを導入しました。その結果、以前は数週間かかっていた納期が数日にまで短縮され、顧客からの信頼獲得にも繋がりました。

また、別の例として、ある銀行では、窓口業務の見直しを行いました。従来は、様々な手続きで窓口が混雑し、顧客を待たせる時間が長いことが課題でした。そこで、手続きを簡素化し、インターネット上で手続きができるようにしました。さらに、行員一人ひとりの接客対応の研修も強化しました。これらの改革により、顧客満足度が大幅に向上し、銀行の評判も良くなりました。

これらの事例からわかるように、業務プロセス再構築は、適切に行えば、企業活動の成果に大きく貢献します。業務プロセス再構築は、企業の規模や業種に関わらず、どんな組織にも適用できる手法です。業務の無駄をなくし、効率性を高めることで、企業の成長を促すことができます。重要なのは、現状の業務プロセスをしっかりと分析し、改善すべき点を明確にすることです。そして、関係部署が一体となって改革に取り組むことが、成功の鍵となります。

BPRの成功要因

事業活動の抜本的な見直し（BPR）を成功させるには、経営陣の強い指導力と会社全体で協力し合う体制が欠かせません。社長をはじめとする経営陣が、BPRの必要性を深く理解し、改革を推進する強い意志を持つことが重要です。また、BPRは会社全体を巻き込む取り組みであるため、部署や立場に関わらず、社員一人ひとりが同じ方向を目指して協力し合う体制を築く必要があります。

BPRを進める前に、まずは現状の業務の流れを細かく調べ、問題点を明らかにすることが重要です。どこに無駄があるのか、どの部分を改善すれば効果的なのかを分析することで、目指すべき方向が見えてきます。その上で、具体的な数値目標を設定することで、改革の成果を測りやすくなり、社員のモチベーション向上にも繋がります。目標設定は、現状の問題点を踏まえ、現実的で達成可能な範囲で行うことが大切です。

BPRを進めていく中で、想定外の出来事が起こることも珍しくありません。計画通りに進まない場合でも、柔軟に対応できる体制を整えておくことが重要です。変化の兆候をいち早く察知し、状況に合わせて計画を修正していく柔軟性と対応力が求められます。社員一人ひとりが変化に前向きに取り組み、新しい方法を積極的に学ぶ姿勢を持つことが、BPRの成功に繋がります。

BPRは一度実施すれば終わりではなく、継続的に改善していくことが大切です。導入後の効果を測定し、問題点があれば再度見直し、改善策を講じる必要があります。常に業務の流れを見直し、より良い方法を模索し続けることで、BPRの効果を最大限に引き出すことができます。また、BPRの成功には、社員一人ひとりがその意義を理解し、積極的に参加することが不可欠です。そのため、BPRの目的やメリットを丁寧に説明し、社員の理解と協力を得ることが重要です。

まとめ

業務手順の全面的な見直し、すなわち業務手順再設計は、会社を強くし、他社に負けないようにするために、とても役立つ方法です。しかし、ただ単に日々の仕事を少し良くするといった簡単なものではありません。会社全体に大きな変化が起こるため、注意深く進める必要があります。

まず、現状をしっかりと把握することが大切です。今の仕事の流れ、使っている道具、社員の状況などを詳しく調べます。次に、何を目指したいのか、はっきりとした目的を決めます。例えば、仕事にかかる時間を短くしたい、無駄な費用を減らしたい、お客さんをもっと増やしたいなど、具体的な目標を設定します。

そして、その目標を達成するための具体的な計画を立てます。誰が、いつ、何を、どのように行うのか、細かい手順を決めて、計画書にまとめます。計画ができたら、実際に計画を実行に移します。計画通りに進んでいるか、こまめに確認しながら進めます。

実行が終わったら、結果を評価します。目標としていた成果が出ているか、他に問題はなかったかなどを調べます。もし問題があれば、計画を改善し、もう一度実行します。この、現状分析、目的設定、計画策定、実行、評価、改善といった一連の流れをしっかりと管理し、関係する人たちが協力して進めることで、業務手順再設計を成功させる可能性が高まります。

業務手順再設計は、会社の将来を決める重要な取り組みです。めまぐるしく変わる今の時代、会社が長く成長し続けるために、業務手順再設計は大きな力となるでしょう。