インタビュー法：監査の要

インタビュー法：監査の要

はじめに

組織の情報を取り扱う仕組みの良し悪しを確かめるシステム監査において、なくてはならない手順の一つが、実際に運用している人から話を聞くインタビュー法です。この方法は、情報システムがきちんと動いているか、大切な情報を守れているかを評価する上で、とても重要な役割を担っています。

システム監査では、様々な方法で調べますが、話を聞くインタビュー法は、システムに関わる人から直接話を聞き、ありのままの現状を理解することができるため、他の方法では得られない貴重な情報を得られるという利点があります。

例えば、書類や記録を調べるだけではわからない、現場での工夫や苦労、実際に運用している上での問題点などを、インタビューを通して把握することができます。また、システムの使い勝手や、普段どのような手順で操作しているかといった情報も、直接話を聞くことで初めて見えてくる部分です。

インタビューで得られた情報は、システムが抱える隠れた危険性や課題を明らかにする上で大変役立ちます。システムの記録や書類には残っていない、担当者しか知らない情報や、システムの弱点なども、インタビューを通して明るみに出る可能性があります。

このように、システム監査においてインタビュー法は、システムの現状を深く理解し、潜在的な問題点を発見するために欠かせない手法と言えるでしょう。システムに関わる様々な立場の人から話を聞くことで、より正確で詳細な情報を集め、信頼性の高い監査結果へと繋げることができるのです。

インタビュー法の意義

聞き取り調査は、必要な情報を集めるだけでなく、関係者との信頼関係を築くためにも大切な方法です。監査を受ける組織の担当者と直接会って話し合うことで、監査への理解と協力を得やすくなります。書面や記録からは分からない、担当者の表情や話し方、態度といった情報も得られます。こうした情報は、システムの運用状況や内部のチェック体制がどれくらいうまくいっているかを評価する上で重要な手がかりとなります。

例えば、システムのある部分を担当している人が、その操作方法を自信なさそうに説明したり、書類に何かを書き込む際に戸惑っている様子を見せたりした場合、その部分の操作手順書が分かりにくかったり、システムの使い勝手が悪かったりする可能性が考えられます。また、内部のチェック体制について質問した際に、担当者が曖昧な返答をしたり、目をそらしたりするようなことがあれば、チェック体制が形骸化している、もしくは適切に機能していない可能性があると判断できます。

聞き取り調査で得られた情報は、他の監査方法で得られた情報と見比べることで、より確かな監査結果を導き出せます。例えば、システムの利用記録を調べた結果、ある担当者が頻繁にエラーを起こしていることが分かったとします。この事実だけを見ると、その担当者の能力が不足していると考えがちですが、聞き取り調査によって、システム自体に使いにくい部分があり、それがエラーの原因となっていることが明らかになるかもしれません。このように、複数の方法を組み合わせることで、より正確で客観的な監査が可能となります。聞き取り調査は、他の監査方法では得られない情報を引き出し、監査の質を高める上で欠かせない方法と言えるでしょう。

インタビューの準備

良い聞き取り調査を行うには、周到な準備が欠かせません。何よりもまず、聞き取り調査を行う狙いをはっきりさせなければなりません。漠然とした目的ではなく、何を明らかにしたいのかを具体的に定めることで、その後の準備もスムーズに進みます。

聞き取り調査の狙いが定まったら、質問事項をあらかじめ用意します。質問は、調査の狙いに沿って、具体的に、分かりやすく作ることが大切です。あいまいな表現や、相手に通じない特殊な言葉は避け、誰でも理解できる言葉を使うように心がけましょう。また、質問事項を作成する際には、聞き取り調査の全体の流れを意識し、質問の順番や質問同士の関連性も考慮することで、より効果的な聞き取り調査を実現できます。

質問事項の準備と合わせて、聞き取りを受ける相手のことをよく調べておくことも重要です。相手の担当業務や責任の範囲、対象となる仕組みへの関わり方などを事前に把握しておけば、より的確な質問をすることができます。相手の立場や状況を理解することで、相手が安心して話せる雰囲気作りにも繋がります。

聞き取り調査を行う場所や日時、同席者についても、事前に調整しておきましょう。聞き取りを受ける相手にとって話しやすい場所を選び、十分な時間を確保することが大切です。同席者がいる場合は、その役割や必要性についても事前に確認し、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

このように、綿密な準備を行うことで、聞き取り調査を円滑に進め、必要な情報を無駄なく集めることができます。効率的な情報収集は、その後の分析や判断の精度を高め、最終的な成果に大きく貢献するのです。

インタビューの実施

話し合い調査を行う際には、あらかじめ用意した質問項目に沿って進めることが基本となります。しかし、相手の話にしっかりと耳を傾け、状況に応じて質問内容を調整することも大切です。相手が話しやすい雰囲気を作ることも重要です。適切なあいづちを打ち、共感する態度を示すことで、相手はより自然に話してくれるでしょう。

質問の意図が相手に正しく伝わるように、分かりやすい言葉遣いを心がけ、特別な言い回しはなるべく避けるべきです。難しい言葉を使ってしまうと、相手が理解できず、正確な情報が得られない可能性があります。また、相手の発言を正しく記録するために、メモを取ったり、録音機材を使うのも良い方法です。録音機材を使う場合は、事前に相手の許可を得ることを忘れてはいけません。

話し合い調査を通して得られた情報は、調査結果を支える重要な証拠となります。そのため、正確で詳しい記録を残すことが不可欠です。聞き取った内容だけでなく、話し合いの日時や場所、同席者なども記録しておくと、後から見直す際に役立ちます。記録した情報は、整理し、分析することで、より深い理解につながります。話し合い調査は、相手との信頼関係を築きながら進めることが重要です。丁寧な言葉遣いと思いやりのある態度で接することで、相手も心を開いて話してくれるでしょう。このような配慮が、より質の高い情報収集につながります。

インタビュー後の作業

聞き取り調査が終わったら、すぐに記録した内容を整理する作業を始めましょう。録音した音声データや書き留めたメモなどを使い、聞き取った内容を文字に起こし、重要な情報を抜き出していきます。この作業は時間が経つほど記憶が薄れてしまうため、できる限り早く行うことが大切です。聞き取り調査の内容をまとめた記録は、報告書を作成するための大切な資料となります。報告書には、聞き取り調査の目的、日時、場所、対象者、そして重要な発言内容などを簡潔にまとめる必要があります。長い話をそのまま書き連ねるのではなく、要点を絞って整理することで、読みやすい報告書を作成できます。また、報告書にまとめた内容は、必ず聞き取り調査の対象者にも確認してもらいましょう。確認作業は、聞き取り時の誤解や認識の違いをなくし、より正確な報告書を作成するために欠かせません。対象者には、報告書の内容に誤りがないか、伝えたい内容が正しく反映されているかを確認してもらい、必要に応じて修正を行います。聞き取り調査で得られた情報は、他の調査方法で得られた情報と比較検討することで、より深い理解につながります。例えば、書類の確認や現場の観察を通して得られた情報と、聞き取り調査で得られた情報を組み合わせることで、システム全体の状況をより正確に把握できます。このように、聞き取り調査後の作業は、報告書の完成度を高めるだけでなく、調査全体の質を向上させるためにも非常に大切です。丁寧に記録を整理し、対象者との確認作業をしっかりと行うことで、信頼性の高い監査結果を導き出すことができます。

まとめ

組織や仕組みを検査する際に、話を聞くことはとても大切な方法です。直接担当者から話を聞くことで、普段どのように仕組みが動いているのか、そして、不正を防ぐための対策が実際に機能しているのかを深く知ることができます。

良い結果を得るためには、準備を入念に行うことが重要です。誰に、どんな質問をするのか、前もってきちんと考えておく必要があります。話す相手のことをよく理解し、相手との信頼関係を築くことも大切です。リラックスした雰囲気の中で話をすることで、より多くの情報を得ることができるでしょう。

質問する際には、あいまいな表現は避け、相手が誤解しないように気をつけなければなりません。具体的な出来事や状況について質問することで、より正確な情報を引き出すことができます。例えば、「普段どのような作業をしていますか？」と漠然と聞くのではなく、「朝一番に行う作業は何ですか？」のように具体的に質問すると良いでしょう。

話を聞いた後は、内容を正確に記録することが重要です。記憶に頼るのではなく、メモや録音などの方法で記録を残しましょう。記録した内容は、他の調査方法で得られた情報と照らし合わせ、総合的に判断することで、より確かな結論を導き出すことができます。

このように、話を聞くことは、組織や仕組みの検査には欠かせない方法です。適切な準備と実施によって、得られる情報の質を高め、検査の精度を向上させることができます。