その他 業務効率化の鍵、マクロを使いこなそう
「マクロ」とは、事務作業を自動化するための便利な道具です。マイクロソフト社の事務用ソフト、例えば「ワード」や「エクセル」といった、よく使われるソフトに備わっています。日々の仕事の中で、何度も同じ作業を繰り返すことはありませんか?そのような繰り返し作業を記録し、自動的に実行してくれるのがマクロです。
例えば、「ワード」で文書を作成する際、毎回同じように文字の大きさや種類、行間などを設定しているとしましょう。マクロを使えば、これらの設定作業を一度記録しておくだけで、その後はボタン一つで同じ設定を適用できます。また、「エクセル」で大量の売上データから特定の商品の売り上げだけを計算する必要がある場合も、マクロが役立ちます。計算の手順をマクロに記録しておけば、大量のデータでも瞬時に計算結果を得ることができ、作業時間を大幅に短縮できます。
マクロを使う大きな利点は、作業効率の向上です。これまで時間をかけて行っていた作業を自動化することで、空いた時間を他の業務に充てることができます。また、人間が行う作業にはどうしてもミスがつきものですが、マクロは記録された通りに正確に作業を実行するため、人為的なミスを減らす効果も期待できます。さらに、マクロの作成は、難しい文字列を覚える必要がなく、比較的簡単に行えます。特別な知識がなくても、画面上の操作を記録していくだけでマクロを作成できるため、多くの事務作業者に役立つ機能と言えるでしょう。
