業務の流れを可視化するアクティビティ図

業務の流れを可視化するアクティビティ図

概要

人が行う作業や処理の流れを図で表す方法の一つに、活動図というものがあります。これは、統一モデリング言語（UML）という世界共通の図示方法の一つで、複雑な手順を分かりやすく整理し、関係者全員が同じ認識を共有するために役立ちます。

例えば、インターネット通販で商品を注文する流れを考えてみましょう。まず、顧客が商品を選び、買い物かごに入れます。次に、注文手続きに進み、配送先や支払い方法を入力します。その後、システムが在庫を確認し、注文を確定します。商品が発送され、顧客に届くと、一連の流れは完了です。このような手順を、開始点、終了点、各作業、分岐点、合流点などを記号で表し、矢印でつなげることで、視覚的に分かりやすい活動図を作成できます。

この活動図は、様々な場面で活用できます。例えば、銀行での預金処理や工場での製品組み立て工程など、あらゆる業務の手順を可視化できます。また、新しいシステムを開発する際にも、事前に活動図を作成することで、開発担当者と利用者の間で認識のずれをなくし、スムーズな開発を進めることができます。

さらに、既存の仕組みを分析し、改善点を見つけるのにも役立ちます。活動図をじっくり見ていくことで、非効率な部分や無駄な手順が明らかになり、業務を効率化するためのヒントが見えてきます。このように、活動図は、業務改善や問題解決に役立つ強力な道具と言えるでしょう。

基本要素

作業の手順や流れを図解で示すには、いくつかの基本的な部品が必要です。まず、どこから作業が始まるのかを示す「開始点」が不可欠です。これは、すべての作業の出発地点となります。次に、作業の終わりを示す「終了点」も必要です。これにより、作業の全体像を把握しやすくなります。

作業の中身一つ一つは「活動」として表されます。これは、例えば「顧客からの注文を受ける」「商品を箱に詰める」「請求書を作る」といった具体的な作業内容を指します。これらの活動は、図の上では四角形で表現されます。それぞれの活動は、作業の手順に従って順番に配置されます。

活動と活動の間をつなぐのが「矢印」です。矢印は、作業がどの順番で行われるのかを示す道しるべのような役割を果たします。例えば、「注文を受ける」という活動の後に「商品を箱に詰める」という活動を行う場合は、この二つの活動の間を矢印でつなぎます。矢印は、作業の流れを視覚的に分かりやすく示すために重要な役割を担います。

これらの部品を組み合わせることで、どんなに複雑な作業手順でも図解で表現することができます。それぞれの部品が持つ意味を理解し、正しく配置することで、誰が見ても理解しやすい図を作成することができます。このように、活動図は業務手順の可視化に役立つ強力な道具となります。

分岐と合流

作業の手順を図で表す方法の一つとして、流れ図の一つであるアクティビティ図というものがあります。この図を使うと、作業の順序に加えて、条件によって手順が分かれたり、一つにまとまったりする様子も示すことができます。

手順が分かれる場合を分岐といい、ひし形を使って表します。例えば、商品の在庫を確認する場面を想像してみてください。在庫があれば注文を受け付けますが、在庫がなければ注文は受け付けられません。このような場合に、ひし形の中に「在庫があるか？」といった問いを書き込み、そこから二本の線が伸びるように図を描きます。一本は「はい」の場合の注文受付の手順に繋がり、もう一本は「ない」の場合の注文拒否の手順に繋がります。このように、分岐を使うことで、状況に応じた異なる手順を分かりやすく示すことができます。

分かれた手順が再び一つにまとまる場合を合流といい、こちらもひし形で表します。例えば、注文受付の手順と注文拒否の手順の後には、いずれの場合も顧客に連絡する手順があるとします。この場合、注文受付の線と注文拒否の線は、それぞれひし形に繋がります。そして、そのひし形からは、顧客への連絡の手順へと続く一本の線が伸びます。このように、合流を使うことで、複数の経路が最終的に一つの手順に繋がることを分かりやすく表現できます。

分岐と合流は、手順が複雑に絡み合う場合でも、図を整理して見やすくするのに役立ちます。どの条件で手順が分岐し、どのように合流するのかを明確にすることで、作業全体の流れを正確に把握することができます。そのため、アクティビティ図を使って業務手順などを図示する際には、分岐と合流を積極的に活用することが重要です。

並行処理

{多くの仕事は、いくつかの作業を同時に行うことで、全体の時間を短縮できます。例えば、料理を作る時、野菜を切るのと同時に、お湯を沸かすことができます。このような、複数の作業を同時に行うことを、並行処理といいます。

仕事の計画を図で表す際に、この並行処理を分かりやすく表現する方法があります。それが、水平な線を使う方法です。この線は、分岐と合流を表します。分岐は、一つの作業が複数の作業に分かれるところです。合流は、分かれた複数の作業が一つにまとまるところです。

例えば、インターネットで買い物をした時のことを考えてみましょう。注文ボタンを押すと、商品の準備と請求書の発行が同時に行われます。これを図で表すには、まず注文ボタンを押す作業を描きます。そこから、水平な線で二つの作業に分岐させます。一つは商品の準備、もう一つは請求書の発行です。それぞれの作業が終わったら、再び水平な線で合流させ、最後に商品を発送する作業へと続きます。

このように水平な線を使うことで、どの作業が同時に行われているのかが一目で分かります。また、作業全体の始まりと終わりも明確になります。複雑な仕事の流れを整理し、誰が見ても理解しやすい計画図を作成するために、この並行処理の表現方法は非常に役立ちます。

この図解方法は、仕事の計画だけでなく、様々な場面で使えます。例えば、機械の動作手順や、プログラムの処理の流れを説明する時にも役立ちます。複数の処理がどのように同時に行われるのかを視覚的に表現することで、より分かりやすく説明することができます。}

処理の同期

複数の作業を同時に進めることを並行処理と言いますが、ある特定の作業が終わるまで、他の作業を待たせる必要がある時があります。これを処理の同期と言います。例えば、カレーライスを作る場合、ご飯とカレーを別々に作りますが、両方とも完成しないと食べ始められません。このように、複数の作業が全て完了してから次の作業に移る必要があるのです。

処理の流れを図で表すアクティビティ図では、この処理の同期を同期バーという記号で表します。同期バーは、複数の作業の流れが合流する地点に置かれ、全ての作業が完了するまで次の作業に進まないことを示します。カレーライスの例で言えば、ご飯とカレーが完成して「盛り付ける」という作業に進む地点が同期バーに当たります。

同期バーを使うことで、並行処理における作業の依存関係を分かりやすく表現することができます。どの作業がどの作業を待っているのか、どの作業が揃ったら次の作業に進むのかが一目で理解できるようになります。複数人で作業を分担する場合など、全体の作業の流れを把握するために同期バーは重要な役割を果たします。複雑な処理になればなるほど、同期バーを使って処理の順序を整理することの重要性は増していきます。複数の作業が複雑に絡み合う場合でも、同期バーを用いることで整理された分かりやすい図を作ることができます。

活用事例

様々な仕事の手順を図で表す「活動図」は、色々な場面で使われています。ここでは、活動図がどのように役立つのか、具体的な例を挙げて見ていきましょう。

まず、お客さまからの注文を処理する流れを考えてみましょう。注文を受けてから商品を発送するまでには、様々な手順があります。例えば、注文の受付、在庫の確認、商品の梱包、発送手続きなどです。これらの手順を活動図で表すことで、それぞれの担当者が自分の役割を明確に理解することができます。また、全体の流れを把握することで、どこに無駄があるのか、改善できる点はないのかを見つけることができます。

次に、製品を作る工程を例に見てみましょう。製品を作るには、材料の調達から始まり、加工、組み立て、検査、出荷といった多くの工程が必要です。これらの工程を活動図で表すことで、各工程の担当者間で情報共有をスムーズに行うことができます。例えば、前の工程で遅れが生じた場合、次の工程にどのように影響するのかをすぐに把握し、対応策を検討することができます。

また、サービスを提供する際の手順も活動図で表すことができます。例えば、レストランでの注文から料理提供までの流れや、病院での診察から会計までの流れなどです。活動図を使うことで、サービス提供者と利用者の双方が、サービスの流れを理解しやすくなります。

さらに、コンピュータシステムを作る際にも、活動図は役立ちます。システムがどのように動くのかを設計する際に、活動図を用いることで、設計の漏れや間違いを防ぐことができます。システム開発に関わる人々が共通の認識を持つことで、より質の高いシステムを作ることができるようになります。

このように、活動図は業務の改善にも役立ちます。現在の仕事の手順を活動図で表し、問題点や改善点を明らかにすることで、作業を効率化し、生産性を向上させることができます。