書類電子化の進歩：スキャナ保存の最新事情

書類電子化の進歩：スキャナ保存の最新事情

スキャナ保存とは

書類を保管する方法として、スキャナ保存というものがあります。これは、紙の書類をスキャナという機械を使って、コンピュータで扱えるデータに変換し、コンピュータや記録装置などに保存する方法です。

紙の書類をデータに変換すると、場所を取らずに済むという大きな利点があります。書類棚にたくさんの書類を保管する必要がなくなり、事務所のスペースを有効活用できます。また、必要な書類を探すのも簡単になります。コンピュータ上でキーワード検索すれば、目的の書類をすぐに見つけることができます。紙の書類のように、書類の山から一枚一枚探す手間はもう必要ありません。さらに、データ化した書類は、同僚と共有することも容易です。メールで送ったり、ネットワーク上の共有フォルダに保存したりすることで、スムーズに書類をやり取りできます。

災害対策としても、スキャナ保存は有効です。地震や火災などで紙の書類が損失した場合、復旧は困難です。しかし、データとして保存しておけば、別の場所に保管していたり、定期的に複製を作成していたりすることで、災害時にもデータを守ることができます。

以前は、法律で紙の書類での保管が義務付けられているものもありましたが、法改正により、スキャナ保存が認められるものが増えてきました。多くの会社や団体でスキャナ保存が導入されており、紙の使用量を減らす取り組みが盛んに行われています。環境保護の観点からも、スキャナ保存は重要な役割を果たすと考えられています。

法改正による変化

書類を電子化して保存することを可能にする、スキャナ保存に関する法律は、時代の流れと共に変わってきました。以前は、書類をスキャナで読み取って保存する場合、電子署名をつけることが法律で決められていました。この電子署名は、保存した電子データが改ざんされていないか、本当に元の書類と同じ内容なのかを確認するための大切な仕組みでした。しかし、電子署名をつけるには、複雑な手続きが必要で、費用も高額になるため、多くの企業にとって大きな負担となっていました。

転機が訪れたのは２０１５年以降のことです。２０１６年の法律改正によって、一定の条件を満たせば、電子署名を省略できるようになりました。具体的には、誰がいつスキャナ保存したかといった記録を残す仕組みや、元の書類を適切に管理するルールなどを守ることで、電子署名の代わりにデータの真正性を確保できるようになったのです。この改正は、スキャナ保存の利用を促進する大きな一歩となりました。

さらに、２０１８年には、法律が再び改正され、電子署名を省略するための条件がより緩やかになりました。これにより、これまでスキャナ保存が難しかった種類の書類も、電子化して保存できるようになり、企業にとっては書類管理の負担軽減につながりました。以前は、書類の種類によっては電子署名が必要で、費用や手間がかかっていましたが、改正後はより多くの書類でスキャナ保存が利用しやすくなりました。

このように、スキャナ保存に関する法律は何度か改正され、電子署名の要件が緩和されてきました。これらの改正は、書類の電子化を推進し、ペーパーレス化を進める上で、大きな役割を果たしたと言えるでしょう。企業は、法改正の内容を正しく理解し、適切な方法でスキャナ保存を行うことで、業務効率の向上やコスト削減を実現できるようになります。

電子署名の廃止

近年、書類の電子化の流れが急速に進んでおり、多くの企業がペーパーレス化を目指しています。その中で、２０１６年と２０１８年に行われた法改正は、企業にとって大きな転換点となりました。これまで、書類をスキャナで読み取って保存する場合、電子署名が必要でした。しかし、この法改正によって電子署名の義務が廃止されたのです。これは、企業にとって様々なメリットをもたらします。

まず、コスト削減という点で大きな効果が期待できます。電子署名を行うためには、専用のシステムを導入し、運用していく必要があります。このシステムの導入費用や維持管理費用、そして担当者の教育費用など、少なからず費用がかかっていました。電子署名が不要になることで、これらの費用を削減することが可能になります。

次に、業務効率の向上も大きなメリットです。電子署名を行うためには、複雑な手続きが必要となる場合もありました。そのため、担当者は書類の電子化に多くの時間と手間を費やさなければなりませんでした。電子署名の廃止によって、これらの手間が省かれ、書類の電子化にかかる時間を大幅に短縮できます。その結果、担当者は他の業務に時間を充てることができるようになり、業務全体の効率化につながります。

特に、中小企業にとっては、この法改正は大きな恩恵をもたらすと言えるでしょう。大企業に比べて資金力や人員が少ない中小企業にとって、電子署名システムの導入や運用は大きな負担となっていました。電子署名の廃止により、これらの企業は、大企業と同じように、手軽にスキャナ保存によるペーパーレス化を進めることができるようになったのです。

このように、電子署名の廃止は、コスト削減、業務効率化、そしてペーパーレス化の促進といった多くのメリットをもたらし、企業の生産性向上に大きく貢献するものと考えられます。

導入時の注意点

書類を電子化して保存する仕組みを導入する際には、いくつか気を付ける点があります。まず第一に、自分に合った読み取り機を選ぶことが大切です。扱う書類の種類や枚数、必要な細かさなどをよく考えて、最適な機種を選びましょう。例えば、扱う書類の枚数が少ない場合は、比較的小型で安価な読み取り機で十分です。一方、大量の書類を扱う場合は、高速で大量に読み取れる機種を選ぶ必要があります。また、写真や図面など、高精細な画像を扱う場合は、高解像度の読み取り機を選ぶ必要があります。

次に、読み取った情報をどのように保存し、管理するかを事前にしっかりと決めておく必要があります。保存場所としては、会社の計算機内や外部の記憶装置などが考えられます。管理方法としては、ファイル名やフォルダ分けなどを工夫することで、必要な情報をすぐに探し出せるようにすることが重要です。また、情報の紛失や流出を防ぐために、適切な安全対策を講じることも忘れてはいけません。例えば、パスワードを設定したり、アクセス権限を適切に設定したりすることで、情報の安全性を高めることができます。

さらに、電子化した書類の元となる紙の書類についても、法律で決められた期間は保管しておく必要があります。法律で保存期間が定められている書類は、電子化して保存する場合でも、原本を一定期間保管することが義務付けられています。具体的な保存期間は、書類の種類によって異なりますので、事前に確認しておく必要があります。

これらの点に注意することで、書類の電子化をスムーズに導入し、効率的に運用していくことができます。導入前にしっかりと計画を立て、準備を整えることで、後々のトラブルを避けることができます。また、必要に応じて担当者に相談するなど、周りの人に協力を得ながら進めることも大切です。

今後の展望

書類を紙ではなく電子データとして扱う動きは、今後ますます広がっていくと見られています。そのため、紙の書類を電子データに変換して保存するスキャナ保存の重要性も、これまで以上に高まっていくと考えられます。

人工知能の技術を使った文字認識の精度はさらに向上し、電子化された書類の中から必要な情報をすばやく探し出せるようになるでしょう。また、書類管理のための仕組みと連携することで、書類の整理や分類、必要な書類へのアクセスを簡単に行えるようになります。これらの技術革新は、書類を扱う作業の効率を大幅に高め、時間と労力の削減につながるでしょう。

加えて、インターネットを通じて様々なサービスを提供する仕組みとの連携も進む見込みです。これにより、場所を選ばずに安全に書類データを管理できるようになります。例えば、災害時などでも大切なデータを守ることが可能になります。また、複数の場所で働く人たちが同じ書類データを共有しやすくなり、共同作業がよりスムーズになるでしょう。

スキャナ保存は、単に書類を電子化するだけでなく、会社全体の働き方改革を進める上で、なくてはならないものとなるでしょう。これまで紙で行っていた作業を電子化することで、仕事の進め方その自体が大きく変わり、より効率的で柔軟な働き方が実現できるものと期待されます。将来的には、スキャナ保存は会社の変革を支える重要な役割を担うことになるでしょう。

まとめ

紙の書類を電子データに変換して保管する手法は、近年の情報技術の進歩、そして法制度の改正によって、多くの企業にとって身近なものになってきました。この手法は、単に書類を電子化するだけでなく、業務の効率化や費用の削減、そして企業全体のデジタル化を大きく前進させる力強い手段となるでしょう。

従来、紙媒体の書類を保管するには、広い保管場所が必要で、書類の検索や管理にも多くの時間と手間がかかっていました。書類の電子化はこれらの課題を解決する有効な手段となります。必要な書類をすぐに探し出すことができ、担当者間での情報共有も容易になります。また、保管場所の縮小による費用削減効果も見逃せません。

法改正によって電子化された書類の法的効力が認められるようになったことで、導入の障壁は大きく下がりました。これにより、多くの企業が書類の電子化に積極的に取り組むようになりました。しかし、導入にあたっては注意すべき点もいくつかあります。まず、自社の業務内容に合った適切な機器を選ぶ必要があります。書類の種類や量、そして必要な機能を考慮して、最適な機種を選定することが重要です。

電子化されたデータの管理体制をしっかりと構築することも忘れてはなりません。誰がどのような権限でデータにアクセスできるのか、データの保存期間はどのくらいにするのかなど、明確なルールを定める必要があります。また、データの漏洩や消失を防ぐためのセキュリティ対策も重要です。適切なアクセス制限や暗号化技術の導入、そして定期的なデータのバックアップなど、万が一の事態に備えた対策を講じる必要があります。

書類の電子化は、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業全体のデジタル化を推進する重要な一歩となります。業務効率の向上、コスト削減、そして、場所を選ばない働き方の実現など、企業活動の様々な側面に良い影響を与えます。今後、技術革新と共に更なる進化が期待されるこの技術は、私たちの仕事のあり方を大きく変えていく可能性を秘めています。